Tekrar Eden Bilgileri Göstermemek
Yevmiye defterimizde istenmeyen ya da fazlalık olan bilgileri görsel olarak kayıtlardan çıkarmak için Koşullu Biçimlendirme komutunu kullanacağız.
Koşullu Biçimlendirme
Özet Tablo Raporu MS Excel 5 sürümünün bombası olarak adlandırılmıştı. MS Excel 7 (MS Office 95) sürümünde bir bomba bulamamıştık ama MS Excel 8 (MS Office 97) sürümünün bombası ise Koşullu Biçimlendirme olmuştur. Aslında muhasebe kitabı yazana kadar bunun Özet Tablo Raporu gibi bir önemli yenilik olduğunun farkında değildim, ama şimdi benimle beraber sizler bundan haberdar olanlardansınız. Muhakkak ki MS Excel yaratıcıları Koşullu Biçimlendirmeyi daha değişik amaca hizmet etmesi için oluşturmuşlarsa da, bizler aklımızı ve zekamızı kullanarak istediğimiz şekilde yönlendirebiliyoruz. Koşullu biçimlendirmeyi anlatan bütün örneklerde falanca satışların 100 adetten büyük olanlarını kırmızı ile göster gibi sorularla öğretilmeye çalışılan bu komut gerçek anlatımını bu kitapta bulmuş oldu.
1. Biçimlendirmek istediğiniz hücre veya hücreleri seçin.
2. Biçim menüsünden Koşullu Biçimlendirme’yi tıklatın. Karşınıza Koşullu Biçimlendirme diyalog kutusu gelecektir.
3. Bizim yapmaya çalıştığımız biçimlendirme üzerinde bulunduğumuz hücrenin kendi değeri ile ilişkili olmadığından, yani başka bir hücredeki değerle bağlantılı olacağından, birinci açılır liste kutusundan Formül’ü seçin.
4. Sağdaki kutuya ölçütü sağlayacak bir formül girin.
5. Biçim’i tıklatın ve koşul sağlandığı zaman uygulamak istediğiniz yazı tipi biçemini, yazı tipi rengini, alt çizgiyi, kenarlıkları, gölgelendirmeyi veya desenleri belirleyin.
6. Başka bir koşul eklemek için, Ekle’yi tıklatın, sonra 3 ile 5 arasındaki adımları yineleyin. Bu şekilde ancak üç koşul birden belirleyebilirsiniz. Daha fazlasına MS Excel izin vermeyecektir.
Yevmiye İçindeki Tekrarları Gizlemek
Yevmiye defterimizdeki Y.NO ve TARİH alanlarındaki her hücre formül içermekte, ve yevmiye kaydının her satırında aynı veriler birden fazla tekrarlanmaktadır. Lüzumsuz tekrarları ekranda ve yazıcıdan görmemek için her iki alandaki tekrarlayan bilgileri gözle görülmeyecek şekilde biçimleyeceğiz.
- Tarih alanı B3 hücresini etkinleştirin.
- Biçim menüsü, Koşullu Biçimlendirme komutunu tıklayın.
- Açılan diyalog kutusundaki birinci kutuyu açarak Formül’ü seçin.
- İkinci kutuya giderek =G2>0 yazın. Formülü yazarken dikkat edilecek husus, 2 sayısının önündeki $ işaretinin mutlaka kaldırılmasıdır. Kaldırılmazsa, aşağı doğru kopyalama yapıldığında, koşulun sağlanıp sağlanmadığı için her defasında G2 hücresine bakacaktır. G önündeki $ işaretini kaldırıp kaldırmamakta okuyucu serbest bırakılmıştır. (Not : Her güzelin bir kusuru olduğu gibi MS Excel’in kusuru da sütun başlığı önündeki $’ın ne işe yaradığının belli olmaması. Gerçi hücre içine yazılan formüllerde mutlak hücre adresini belirleyen $ işaretleri kullanıcının çok işine yaramasına rağmen, burada ne işe yaradığını anlayamadım. Yevmiye defterindeki sütunların yerini değiştirdiğimde borç ve alacak sütunlarındaki desenler sütun başlığı önünde $ işareti olsun ya da olmasın, başka alanlara kaymaktadır.)
5. Biçim düğmesini tıklatarak açın.
6. Yazı Tipi kartındaki Renk kutusunu açın ve renk paletinden Beyaz’ı seçin.
7. Tamam düğmesine basın. Tekrar Tamama basın
8. İstenildiği kadar aşağıya kadar kopyalayın veya biçim boyacısı ile biçimleyin.
Her ne kadar hücrede günün tarihi görünmüyor olsa da, yazıyı beyaza boyadığımız için gözle algılayamıyoruz. Ancak Excel orada bir formül olduğunu ve bir üstteki tarihin orada da var olduğunu algılıyor. Algılaması da lazım. Çünkü ileride lüzumsuz gibi görünen bilgiler işimize yarayacak.
TARİH alanı için uygulamış olduğumuz biçimlendirmeyi Y.NO alanı için de uygulayın. (Not : Bu konuya yeri geldiğinde ayrıntılı olarak yer verilecektir.)