Excel ile Muhasebe-İleri Excel Uygulamaları kitabı 2000 yılında PC Life dergisi ekinde okuyucu ile buluşturulmuştur. O yıllarda bir KİT’te pazarlama bölümünde Şef kadrosunda çalışırken yazmıştım. “Excel ile bir muhasebe programı yapılabilir mi” sorusunun cevabını aramak için oturduğum bilgisayarın başında işlemleri yaptıkça, Word’e yaptığım işlemlerin ekran görüntülerini de alarak küçük notlarla açıklamaya başladım. Bir süre sonra kitap halini alan notlar, o dönem PC LİFE dergisi yazarlarından Hakkı ÖCAL’a gönderilmiş, çok beğendiğini ifade eden bir kaç e-posta mesajlarından sonra dergi tarafından basılarak, ek olarak dağıtılmıştır.
Bu kitapta anlatıldığı şekliyle MS Excel’de yapılacak olan bir muhasebe programı, çok sayıda mal üreten, değişik üretim ve diğer departmanları olan büyük işletmeler dışında kalan tüm işletmelerde çok rahatlıkla ve güvenle kullanılan bir program olacaktır. Çünkü bu programı bir muhasebeci olarak siz yapacaksınız ve uygulayacaksınız.
Her muhasebe kaydının ortak özellikleri vardır. Muhasebe kayıtları girilmeden önce işletmenin yapısına göre bir Hesap Planı oluşturulmalıdır. Hesap adları tanımlandıktan sonra sıra yevmiye girişlerine gelmektedir. Klasik olarak elle tutulan muhasebe yevmiye kaydında sırasıyla yevmiye no, yevmiye tarihi, borçlu hesap kodu, adı ve tutarı, daha sonra alacaklı hesap kodu, adı ve tutarı girilip borçlu ve alacaklı hesap tutarları eşitlendikten sonra yevmiye kaydı tamamlanmış olur, yevmiye maddesinin altı çizilir.
Biz de bu programımızda yukarıda sayılan işlemleri aynı sıra ile uygulayacağız. Ancak aradaki fark her bir işlemi teker teker bilgisayara girmeyip, sadece değişen tarihleri, hesap kodu, hesabın türü ve hesap tutarları girilecek. Bunların dışında kalan yevmiye no, ana ve tali hesap adları, yevmiye kayıtlarının altının çizilmesi, yevmiyenin ilk kaydının borçlu hesap olması gibi özellikler hiçbir işlem yapmadan otomatik olarak yaptığımız program tarafından yürütülecektir. Bunun yanında hatalı girişleri önlemek üzere birkaç denetim özelliği ve diğer uygulamalar kullanılacaktır.
Eğer Microsoft Office ailesinden Word’ü etkili bir şekilde kullanabiliyorsanız Muhasebe programından üretebileceğiniz onlarca tablo ve grafik ile rapor hazırlayabileceğiniz gibi, Word’den de Powerpoint’e geçiş yaparak patronunuza ve yöneticilerinize mali durumunuz hakkında bir sunu da düzenleyebilirsiniz. Verileri her seferinde ayrı ayrı giremeyeceğiniz için raporunuzdaki veya sununuzdaki verilerin tamamı muhasebe kayıtlarına yüzde yüz uyumlu olacağı gibi hazır verilerden yararlandığınız için, sununuzu haftalar süren bir çalışmanın amatör ürünü olarak değil, birkaç saatlik zevkli bir çalışmanın profesyonel ürünü olarak ortaya koyabileceksiniz.
Bu kitaptaki uygulamaları daha kolay anlayabilmeniz için MS Excel konusunda az çok bir bilginiz olması gerekmektedir. O yüzden basit kurallar ve anlatımlar üzerinde hiç durulmamıştır. Örnek olarak biçimlendirilmiş bir hücrenin aşağıya kadar kopyalanması istendiğinde, bu işlemi okurun, a) Düğmelerle, b) Düzen menüsünden Kopyala komutuyla, c) Kısayol menüsünden Kopyala komutuyla, d) Hücre tutamağından aşağıya sürüklemek suretiyle veya e) Hücre tutamağına çift tıklamayla yapabileceği varsayılmıştır. Bu örnekte de görüldüğü üzere neyle çift tıklanacağı belirtilmemesine rağmen tıklamanın farenin (mouse) sol tuşuna yapılacağı anlaşılmalıdır. (Eğer 6 yaşındaki kızım gibi solaksanız ve farenin ayarı sol elle ise tabi ki sağ tuşa tıklayacaksınız.)
Kitapta anlatılanları uygulayarak Excel ile tablo yapmayı hiç bilmeyenlerin de muhasebe programını yapacağı, bu arada Excel ile tablolama tekniklerini de öğreneceği bir seviyeye ulaştıracağı akılda tutulmalıdır. Yine de zorlukla karşılaşılması durumunda bir bilenden yardım istenebileceği gibi piyasadaki MS Excel öğreten diğer yayınlardan da istifade edilebilir.
MS Excel ile Muhasebe –İleri Düzey Excel Uygulamaları- kitabının tüm bilgisayar kullanan muhasebeciler ile bilgisayara meraklı olanlara faydalı olmasını temenni ederim.