EĞER ile VE işlevinin birlikte kullanılması

EĞER işlevini VE işlevi ile birlikte kullandığımız zaman iç içe EĞER işlevini yazmaktan kurtaracaktır.

Biz istiyoruz ki, birinci yevmiye kaydı 15. Satırda bittiğinde, 16 satır ile D sütununun kesiştiği D16 hücresine otomatik olarak Borçlu anlamına gelen B harfi konsun. Bunun için yazacağımız formül =EĞER(G15=0;”B”;” “) olmalıdır. Fakat bu formülü aşağıya doğru kopyaladığımızda, ileride de görüleceği gibi, KONTROL alanına girilen yevmiyenin en son kaydından sonra devamlı 0 (sıfır) görüleceği için, EĞER koşulunun ikinci bölümü hiçbir zaman yürütülmeyecek ve aşağıya doğru daima B harfi gözükecektir. Öyleyse bunu önlemek için ikinci bir koşulun daha gerçekleşmesi ile B yazdırılması gündeme gelecektir. Bunu ise VE işlevi ile yapmaktayız.

Yeni formülün genel görünümü şöyle olacaktır. “=EĞER(VE(G15=0;G14>0);”B”;” “)”. Sözlü anlatımı; Eğer G5 hücresindeki değer sıfıra eşit ve G4 hücresindeki değer sıfırdan büyük ise “B” yaz, değil ise boşluk karakteri yaz. Ancak ve ancak VE ortak parantezi ile göstermiş olduğumuz koşullar yerine gelirse “B” yazılacak, değilse boş bırakılacak. Tablonun genel yapısı incelendiğinde her halükarda, en son alacak kaydını girdiğimiz veri sonucunda bu koşul sağlanmış olacaktır.

Tekrarlayalım, VE işlevi kullanılmamış olsaydı, en son kayıttan sonraki bütün kayıtlar koşulu sağlamış olacağı için formül bulunan hücrelerde istenmeyen B harfleri gözükecekti. Yeni durumda tek bir B harfi görünecektir.

Formül Sonucu

VE işlevinde koşulun yerine gelmesinin tek şartı vardır. Mantıksal_sınamadan biri istenen koşulu sağlıyor diğeri sağlamıyorsa, birinci değer yürütülmeyecek, ikinci değer döndürülecektir. Buraya yazılan formül aşağıya doğru kopyalandığında, her bir hücreye formülü yerleştirecektir.

Gerçekte G6 hücresine G5=0 formülü yazmakla işimizi halledebilirdik. Ancak formül aşağıya doğru kopyalandığında G sütunu borç-alacak hesabı eşitlendiğinde tüm hesaplanan hücrelerde “B” harfi gözükecek, dolayısıyla tüm satırlardaki Alacak sütunları veri girişine kapalı anlamında desenle doldurulacaktı. İkinci koşulun konma sebebi böyle hoş olmayan bir görüntüyü önlemek içindir.

Bir yevmiye kaydı girdiğimizde ilk kaydın Borçlu hesap olduğunu Excel otomatik olarak bildirirken ondan sonraki kayıtların Borçlu veya Alacaklı hesap olduğunu kendimiz belirleyeceğiz. Klavye ile girdiğimiz her “B” ve “A” harfi o hücreye önceden yazılmış olan formülü silecek, yerine klavye ile girdiğimiz “B” veya “A” harfini yerleştirecektir. Formüllerin üzerine yapılan girişin, istediğimiz sonucu etkilemeyeceği de bilinmelidir. Ancak böyle bir uygulama Excel açısından doğru olmamakla birlikte öğrenmiş olmak için iyi bir uygulamaydı.

Biraz daha denetim

Önceki başlıklarda anlatıldığı gibi B/A Alanına “A”, “a”, “B” veya “b” harflerinden birini girmemiz gerektiğini öğrendik. Peki yanlışlıkla “B” harfi yerine “S” harfi girersek ne olacak? F klavye kullanmakta olduğumdan B tuşunun yanında bulunan S harfine sıklıkla basmaktayım. Yanlış bir harf girdiğimde Borç ve Alacak alanları hiç bir tepki vermeyecektir.

Her ne kadar MS Excel bu denetimde büyük küçük harf ayırımı yapmadan belirlediğimiz koşulu uygulasa da bazı maddelerde büyük harf, diğerlerinde küçük harf olması göze hoş görünmeyecektir.

Biz yine de bir bu alana hiçbir şekilde B ve A harfi dışında bir harf girilmesine müsaade etmeyelim ve girilen her harfin büyük A ve B olmasını isteyelim.

Veri Doğrulama

Veri/Doğrulama komutu ile hücre veya hücrelere girilecek verileri kısıtlamak amacıyla kullanılır. İstediğimiz hücrede A veya B’den başka bir veri girilmesini istemiyorsak aşağıdaki uygulamayı yapmamız gerekmektedir.

1. Veri/Doğrulama komutunu tıklayın.

2. Açılan diyalog kutusundaki İzin Verilen açılır kutusunu açın.

Liste’yi seçin.

Kaynak kutusunu “A;B” yazın. Tamam’a tıklayın.

Artık B/A alanına A ve B harfleri dışında bir harf giremeyeceğiniz gibi, küçük a ve b harfi de giremeyeceksiniz. Girmeye kalktığınız takdirde şu şekilde bir uyarı alacaksınız.

Ancak kullanıcı buraya ne gireceğini nasıl bilecek.? Onun için yukarıdaki uygulamayı devam ettirelim.

1. Aynı hücrede iken Veri/Doğrulama komutunu tıklayın. Karışınıza aşağıdaki diyalog kutusu gelecektir.

2. Hata Uyarısı kartını seçin.

4. Başlık Kutusuna “YANLIŞ VERİ GİRİŞİ” yazın.

5. Hata İletisi kutusuna da “Lütfen A veya B harfi giriniz.” yazın.

6. Tamam düğmesine basın.

B/A alanına c harfini yazın ve aşağıdaki iletiyi görün.

Yaptığımız program biraz biraz profesyonelce hazırlanmışa doğru yol almaya başlıyor.