MS Excel’de oluşturduğumuz her liste veri tabanı özelliğini taşımaktadır. Buna göre listedeki sütunlar veri tabanındaki alanları, sütun etiketleri alan adlarını, her bir satır veri tabanındaki bir kaydı oluşturmaktadır. Muhasebede her yevmiye, bir kayıttır. Ancak kayıt dendiğinde hem yevmiye kaydı, hem de veri tabanındaki kaydı kastetmiş olacağız. Aradaki nüansı okuyucu konunun gidişatına göre algılamalıdır.

Tablolarda sütun başlıkları olarak girilen etiketler “Alan Adı” olarak tanımlanmıştır. Kullandığımız alan adlarının muhasebedeki manalarını bilsek de, bilgisayar ortamındaki ifadelerine kısaca değinelim.

Y.No, Tarih Alanı

Burada dikkati çeken ilk husus yevmiye no ve yevmiye tarihinin aynı yevmiye kaydında yinelenmesidir. Halbuki sadece ilk satıra yevmiye no ve yevmiye tarihi verebilirdik. Her bir satırda yevmiye no ve tarih verisi girmemiz veritabanının özelliğidir.

Hesap Kodu Alanı

Hesap kodu sütununda hesap numaraları on beş bin bir şeklinde okunmaktadır. Halbuki 150 01 veya 150-01 gibi gösterim her zaman için tercih edilebilir. Verimizi ardışık olarak 15001 şeklinde gireceğiz, ancak tercih ettiğimiz biçime göre şekillendireceğiz. İlerleyen bölümlerde ise farklı ihtiyaca cevap verebilmek amacıyla farklı bir hesap kodu girişi yapılacaktır.

Borç ve Alacak Alanları

Borç alacak tutarları girilirken yanlışlıkla alacaklı hesap sütunu yerine borçlu hesap sütununa girme ihtimali bulunmaktadır. Daha sonradan bu hatayı bulup, düzeltmek tecrübeli muhasebeciler için zor olmasa da, böyle bir hata ile karşılaşmamak için tedbirimizi baştan alacağız. Koşullu biçimlendirme ve makro yazarak hatalı girişi önleyeceğiz.

Kontrol Alanı

Borç tutarı olarak girilmiş hesap veya hesaplara karşılık daha ne kadar alacak tutarı girebileceğimizi bu alanda takip etmekteyiz. En son alacak tutarı girildiğinde son Kontrol sütunu sıfır olacaktır. Bu sütun yevmiye defterinin görsel yerleşiminde neredeyse kilit rol oynamaktadır.

Hesap İsimleri Alanı

Tali hesap ve Ana hesap isimleri genelde bilgisayarla muhasebe çıktılarında tutarların solunda yer almaktadır. İlk bölümlerde veri girişlerinde hız kazanmak amacıyla sağ tarafta yer verilmiştir. İlerleyen bölümlerde Makro ile veri girişi yapacağımız zaman normal muhasebe kurallarına göre dizilimi gerçekleştireceğiz.

Açıklama Alanı

Açıklama alanı ile ilgili olarak Excel işlev ve komutları kullanılmadığından üzerinde durulmayacaktır.