Muhasebede ilk yevmiye kaydı 1 numaralı yevmiyedir. Buna göre Y.NO alanına ilk kayıt olarak 1 rakamını gireceğiz. TARİH alanına yevmiye maddesini ilgilendiren belgenin tarihi yazılacaktır. Tek düzen muhasebe sistemine göre oluşturduğumuz bir listeden uygun hesabın kodunu H.KODU alanına, daha sonra da kaydın borçlu mu, alacaklı mı olduğunu B/A alanına gireceğiz.

Daha sonra BORÇ veya ALACAK alanına tutar yazılacaktır. En son olarak da tali hesap adı ve ana hesap adı kendi alanlarına kaydedilecektir.

Bundan sonra aynı yevmiye maddesinin bir sonraki kaydı girilecektir. Sırasıyla yine 1, yine aynı tarih, hesap kodu, B veya A, tutar kaydı, tali hesap ve ana hesap.

Sırasıyla her bir alana karşılık gelen verilerin girişini kolaylaştıracak olan işlev ve uygulamalara göz atalım.

Y. No Alanı

Önceki hücreye başvuru

Bu alana yevmiye kayıtlarının yinelenerek girilmesini önleyeceğiz. En basit işlem, önceki hücreye başvuruda bulunmaktır. Bunun için, bulunduğumuz hücrede (bu örnekte A3) =A2 yazıp bu formülü istendiği kadar aşağıya kopyalayın.

Böylece her hücredeki veri bir önceki hücredeki veri ile aynı olacaktır. Ta ki yeni yevmiye numarası verilene kadar.

Yevmiye numarasını EĞER işlevi ile otomatiğe bağlamak

Yevmiye Numarası alanına EĞER işlevli bir formülle yevmiye numaraları otomatik olarak yazdırılabilmektedir.

MS Excel’de yüzlerce işlev arasında en çok kullandığım işlev EĞER işlevidir.. Tabloya hafiften acımsı bir tatlılık verir. Her derde deva, çaresiz Excel kullanıcılarına şifa olan, “ben tabloya tablo demem, Eğer işlevi kullanılmayınca” dedirtecek kadar faydalı bir işlevdir Bu kadar reklam yaptıktan sonra, tablonuzda görünümü bozan bir durum varsa, hiç tereddüt etmeden şu yolu izleyin.

Ekle menüsü, İşlev komutu, İşlev kategorisi kutusundan Mantıksal, İşlev Adı kutusundan EĞER’i tıklayın. Karşınıza gelen formül paletindeki uygun yerlere koşullarınızı yazın. Koşula uymayan sonuç ortaya çıktığında, yine sizin belirlediğiniz başka bir sonucu yazdırabilirsiniz.

EĞER işlevi

Bir öğrencinin almış olduğu notlar 0, 1, 2 ise “Çalışmalısın”, 3, 4, 5 ise “Durumun iyi” yazdıralım.

1. Önce A2 hücresine Matematik, A3 Hücresine Türkçe yazın.
2. B2 hücresine 2, B3 hücresine 4 yazın.
3. C2 hücresine gelin ve EĞER formül paletini yukarıda açıklandığı şekilde ekrana getirin.

1. Mantıksal_sınama kutusuna B2>2 yazın.
2. Eğer_doğruysa_değer kutusuna “Durumun iyi” yazın. Şayet tırnak içinde yazmazsanız formül paleti tırnak işaretlerini kendisi koyacaktır. Formül paleti olmadan formülü kendiniz giriyorsanız tüm metinleri tırnak içinde girmek zorundasınız.
3. Eğer_yanlışsa_değer kutusuna “Çalışmalısın” yazın. Tamam düğmesini tıklayın veya Enter’e basın.
4. Sonuç “Çalışmalısın” olacaktır. Çünkü Matematik notu, Mantıksal_sınama ile belirlediğimiz 2’den büyük değil. Öyleyse Eğer_yanlışsa_değer kutusuna yazdığımız değeri döndürecektir.
5. C2’deki hücreyi C3’e kopyalayın.
6. Sonuç, “Durumun iyi”. Çünkü Mantıksal_sınama koşulu sağlanmış ve Eğer_doğruysa_değer kutusundaki değeri döndürmüştür.

Her yeni yevmiye kaydında Y.NO alanı bir önceki yevmiye kaydını 1 sayı artıracaktır. Önemli olan Excel’e girilen kaydın yeni bir yevmiye kaydı olduğunu anlatmaktır. Yeni bir yevmiye kaydı Borç tutarlarının Alacak tutarlarına eşit olan son kaydın girilmesi ile meydana gelmektedir. Öyle bir koşul aramalıyız ki kaydın tamamlandığını ve yevmiye maddesinin kapatılacağını anlayalım.

İstenen koşulu G sütunundaki KONTROL alanında arayacağız. G sütunu her 0 (sıfır) değeri aldığında yeni bir yevmiye numarası verilecektir. Bunu

=EĞER(G5=0;A5+1;A5) formülü ile sağlamaktayız.

Konuşma diliyle şöyle ifade edebiliriz. Eğer G5 hücresindeki veri sıfıra eşit (G5=0) ise (;), bir önceki hücredeki yevmiye numarasını 1 artır (A5+1), değil ise (;) bir önceki hücredeki yevmiye numarasının aynısını yaz (A5).

Böylece borç tutarı ile alacak tutarı eşitlendiği anda, yevmiye numarası otomatik olarak 1 artacaktır. Bu formül A3 hücresinden itibaren aşağıya kadar kopyalandığı zaman artık Y.NO alanına el ile veri girişi yapılmayacaktır.